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E-Mail Knigge für´s Berufsleben? - Darauf sollte man achten

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Letztes Update am 22.10.2014, 14:11
Der Markt wäre ohne das Internet nicht mehr vorstellbar. Schon länger hat das Verschicken...

Der Markt wäre ohne das Internet nicht mehr vorstellbar. Schon länger hat das Verschicken von E-Mails Telefonanrufe zu einem Großteil vertrieben. Statt mühsam alle benötigten Kollegen zusammen zu trommeln, können nun einfach mit Hilfe einer Gruppen-E-Mail alle beteiligten Personen von dem Treffen in Kenntnis gesetzt werden. Doch auch, wenn beim Schreiben der virtuellen Nachrichten eine gewisse Distanz zum Gegenüber herrscht, gelten dennoch gewisse Regeln, die es zu beachten gilt.

Email Knigge

Um auch beim Versenden von E-Mails stets einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollten folgende Punkte der E-Mail Knigge unbedingt beachtet werden:

1. Eine korrekte Signatur

Wer eine berufliche E-Mail verschicken möchte, sollte vorab seine Signatur checken. In dieser müssen auf jeden Fall neben dem eigenen Namen und dem der Firma auch die Adresse und die Telefonnummer enthalten sein. Des Weiteren empfiehlt es sich, die eigene Position zu vermerken. So ist es dem Empfänger innerhalb weniger Augenblicke möglich, den Absender zuzuordnen. Vor dem Abschicken einer Nachricht sollte überprüft werden, ob die Signatur auch aktiviert ist, um dem E-Mail Knigge zu entsprechen.

2. Keine Werbung mitschicken

In die Signatur sollte laut E-Mail Knigge unter keinen Umständen zu viel Werbung eingebaut werden. Dies wirkt lediglich unseriös und aufdringlich. Zwar ist es gestattet, einen Link für ein spezielles Angebot zu integrieren – dies sollte jedoch im Idealfall auch zum Empfänger passen. Unbedingt zu vermeiden sind mehrzeilige Werbesprüche. Diese lenken lediglich vom eigentlichen Inhalt ab und lassen die Nachricht unübersichtlich wirken.

3. Individuelle Grußformeln gestalten
Allgemein gehaltene Grußformeln in der Signatur sind nicht nur langweilig, sondern wirken auch sehr unpersönlich. Je nach Verhältnis zum Empfänger sollte laut E-Mail Knigge die Möglichkeit bestehen, diese variieren zu können. So ist der Klassiker „Freundliche Grüße“ zwar in jeder Situation angebracht, wirkt jedoch schnell daneben, wird er beispielsweise an Kollegen oder aber einem vertrauten Kunden geschickt.

4. Keine großen Verteiler nutzen

Sollen lediglich nur bestimmte Kollegen die Nachricht erhalten, ist auf die Nutzung eines Verteilers laut E-Mail Knigge gänzlich zu verzichten. Überlaufende Postfächer aufgrund unzähliger Nachrichten, die gar nicht an einen selbst gerichtet sind, kosten nicht nur Zeit, sondern vor allen Dingen Nerven. Auch bei einer Sammelnachricht sollte die Funktion „Allen antworten“ nur dann genutzt werden, wenn auch wirklich alle vorigen Empfänger der Mitteilung angesprochen werden sollen.

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