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Wie hält man effektiv ein Meeting ab?

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Letztes Update am 22.10.2014, 13:48
Es gibt hierfür nur einen Weg: Effizienzsteigerungsmaßnahmen für das Meeting.

Wer kennt sie nicht: lähmende Meetings, Teamsitzungen oder Tagungen, in denen sich ab einem gewissen Punkt keiner mehr konzentrieren kann und die Teilnehmer entweder in Tagträume verfallen, nebenbei am Laptop ihre E-Mails bearbeiten oder in Gedanken die to do Liste durchgehen, um zu überlegen, was sie mit der kostbaren Zeit alles anstellen könnten. Um dem Ganzen noch ein Krönchen aufzusetzen, wird letzten Endes auch noch maßlos überzogen. 

In Unternehmen mit solcher Meeting-Kultur werden Besprechungen oft als hauptsächlich belastend und zeitverschwenderisch erachtet. Aus diesem Grund betreten die Mitarbeiter zumeist bereits mit einem negativen Gemütszustand sowie einer unkreativen und unproduktiven Erwartungshaltung den Raum. Solcher Unmut erhöht den Output der Besprechung keinesfalls. 

Dennoch ist ein Meeting ein bedeutendes Instrument, um Informationen auszutauschen (zu vermitteln und zu erhalten), um Aufgaben zu koordinieren und Ideen für gemeinsame Projekte zu entwickeln. Die Mitarbeiter werden durch eine Besprechung, weg von der Einzelarbeit, gemeinsam an einem Tisch versammelt und dadurch das Gemeinschaftsgefühl und die Zusammenarbeit gestärkt.

Umso wichtiger ist die Frage, auf welchem Wege sich mehr Performance aus Besprechungen herausholen lässt und gegen künstliche Blockierungen von personellen Kapazitäten und Senkung der Gesamt-Produktivität vorgegangen werden kann? 

Es gibt hierfür nur einen Weg: Effizienzsteigerungsmaßnahmen für das Meeting.

Rahmenbedingungen des Meetings:

  1. Das Meeting sollte punkto Uhrzeit nicht zu spät angesetzt werden, da die Teilnehmer dann schon müde sind und sich nicht mehr konzentrieren können, was zu schlechteren Ergebnissen und langsameren Entscheidungsprozessen führt. 
  2. Es sollen Ziel und Inhalt des Meetings vorab geklärt werden, damit alle wissen worum es geht und sich vorbereiten können. Eine zuvor ausgesandte Agenda eignet sich hierfür sehr gut. 
  3. Festgesetzte Zeiten des Meetings müssen diszipliniert eingehalten werden! Es darf zu keiner Verspätung kommen – auch nicht vom Chef. Verspätung verschlingt Geld, da auch hierbei wieder Ressourcen unnötig gebunden werden, und sendet zudem negative Botschaften: beispielweise vermittelt ein Verzug, dass das Meeting für den zu spät Kommenden „nicht so wichtig ist“. 
  4. Sollte es doch zu einer Verzögerung kommen, so muss das geplante Ende nichtsdestoweniger eingehalten werden. Die Mitarbeiter haben zumeist bereits Folgetermine und weitere Bearbeitungsinhalte geplant. Wenn die Zeit nicht reicht, muss ein neuer Termin anberaumt werden. 
  5. Wirksames Mittel gegen Verspätung: Jeder, der verspätet eintrifft muss pro Verspätungs-Minute einen Euro in ein Sparschweinchen, das im Besprechungszimmer aufgestellt wurde, einwerfen. Ab einem gewissen Betrag wird für die Runde z.B. Besprechungsproviant gekauft.
  6. Die Teilnehmeranzahl sollte zehn Mitglieder nicht übersteigen, da sich die Besprechung sonst nicht mehr effektiv führen lässt. 


Während des Meetings:

  1. Ein effizientes Meeting geht mit guter Moderation einher. Der Moderator achtet darauf, dass der Rahmen eingehalten wird und es nicht zu unproduktiven Endlos-Diskussionen kommt. Der Moderator muss auch achtgeben, dass Endlos-Redner und Profilierungssüchtige „eingebremst“ werden, da ihre langatmigen Auftritte sowohl die Produktivität als auch die Motivation der anderen Teilnehmer ins Bodenlose senken. 
  2. Es sollte des Weiteren darauf geachtet werden, dass die Besprechung lösungsorientiert abgehalten wird und nicht problemorientiert. (z.B. „Wie können wir dieses Ergebnis erreichen?“ „Was wollen wir in dieser Sache verändern?“ statt „Welche Probleme sind schuld, dass?“)
  3. Eine zuvor ausgesandte Agenda, die jedermann vorliegt und sichtbar im Raum angebracht wurde, hilft jedem Teilnehmer, mitzubekommen wo man sich gerade befindet. Eine Agenda diszipliniert und schafft Abhilfe gegen zu große thematische Ausschweifungen.
  4. Entstehen dennoch zeitraubende und fruchtlose Diskussionen die zu keinem Ergebnis führen, sollte für weitere Überlegungen bis zum nächsten Meeting Zeit gegeben und dann gegebenenfalls über die Punkte abgestimmt werden.
  5. Ausreichend Pausen anberaumen. Es führt zu nichts, wenn Agenda-Punkte „krampfhaft“ durchgegangen werden, wenn sich die allgemeine Aufmerksamkeitsspanne bereits im Keller befindet. Besser: eine Pause von 10 Minuten anberaumen, den Besprechungsraum lüften und die Teilnehmer kurz bewegen sowie stärken lassen. Je später es wird, um so engmaschigere Pausen benötigen die Meeting-Teilnehmer. 
  6. Eine störungsfreie Atmosphäre (z.B. Handy) ist das Um und Auf einer produktiven Besprechung. 
  7. Wenn es nichts zu besprechen gibt, aber jeder bis zum Hals in Arbeit steckt, darf ein Meeting auch einmal entfallen. Dies sollte jedoch nicht zur Gewohnheit werden, da eine Besprechung wichtig ist, um die Kommunikation und den Informationsfluss anzuregen, Ideen einzuholen, gemeinsame Aufgaben abzustimmen und Status sowie Ergebnisse zu präsentieren.

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